Les incontournables du management à distance

Vous encadrez une équipe internationale à distance ?

N’avez-vous jamais pensé…

- Qu’a voulu dire mon collègue britannique dans son dernier email ?
- Notre client allemand nous a lâché après la téléconférence... pourquoi ?
- Notre fournisseur indien est encore en retard par rapport au planning !

Comment réussir son management à distance

ou encore...

- La mise à jour de notre produit n’est pas finalisée, ma responsable américaine s’impatiente sur Skype !
- J’encadre 15 collaborateurs de 15 nationalités sur 3 continents, je n’en peux plus...
 

Certes, jongler avec différents fuseaux horaires et des connexions Internet aléatoires complique les relations.

Cependant, les récits de nombreux managers d’équipes virtuelles font ressortir d’autres facteurs ayant une incidence sur la communication et le management de ce type d’équipe très particulier.
 

En effet, malgré une apparente proximité liée aux outils de télécommunication, différentes cultures du travail séparent les collaborateurs respectifs et leur manager. Alors comment coordonner une équipe éclatée géographiquement et culturellement ?
 

Comprendre le fonctionnement d'une équipe à distance

Tout d’abord, il est important de comprendre  comment fonctionne une équipe à distance.

  • Mesurer les impacts du travail en équipe virtuelle sur la communication interculturelle

Exemple : La communication à distance, qu’elle soit par téléconférence, email, messagerie instantanée, supprime le langage non verbal. Les interlocuteurs ne peuvent plus s’appuyer sur les signaux corporels pour s’assurer que leur auditoire ou lectorat est d’accord ou qu’il comprend leurs propos. Il reste le ton de la voix et le débit de parole, perçus très différemment d’un pays à l’autre. Le volume élevé d’une voix, enthousiaste pour l’un, peut être perçu comme une agression pour l’autre ;
 

  • Appréhender le contexte interculturel : déceler ses propres réflexes comportementaux et observer ceux de ses collaborateurs pour comprendre les réactions

Exemple : J’ai l’habitude de communiquer de manière très directe, en allant droit au but, alors que mon collaborateur britannique s’exprime visiblement de manière plus nuancée car j’ai fini par comprendre qu’il ne dira pas explicitement non. Par email, ça peut devenir compliqué !
 

  • Repérer sa culture managériale et celle de ses collaborateurs

Exemple : Aux Etats-Unis, j’ai été habitué à consulter mon équipe sur des décisions importantes. Apparemment, en France, mes collaborateurs ne sont pas habitués à donner leur avis. Quand je le leur demande, ils ont l’air de se méfier.
 

Mettre en place les bonnes conditions de travail

Pour mettre en place une équipe virtuelle efficace, il est nécessaire de réunir certaines conditions :

  • Les bases :

Identifier le sens que chacun met dans la répartition des rôles et l’organisation temporelle
Exemple : Qu’est-ce qu’un manager ? Doit-il être directif ou collaboratif ? Que veut dire urgent, pour demain ou pour la semaine prochaine ?
 

Apprivoiser l’anglais international
Exemple : Je ne comprends pas mon collègue australien, pourtant je parle anglais depuis longtemps…est-ce que ce sont des expressions idiomatiques ? Il faut souvent reformuler pour comprendre ce qu’il attend vraiment.
 

  • Les moyens :

Emails : comment écrire, interpréter, répondre
Exemple : Pourquoi ont-ils copié cet email à la terre entière ? Je n’ai rien à me reprocher. Qu’est-ce que je réponds ?
 

Téléconférences : conduire une réunion et animer des présentations virtuelles efficaces
Exemple : Cela fait une heure que je vois défiler cette présentation Powerpoint, accompagnée d’un monologue monotone…alors je lis mes emails. Les logiciels de téléconférence proposent pourtant des fonctionnalités qui rendent les présentations plus vivantes.
 

Outils collaboratifs : du partage d’information à l’(inter)action
Exemple : Je n’arrive pas à retrouver l’email avec le planning que notre chef de projet a envoyé, pourquoi ne l’a-t-il pas partagé sur notre réseau ? Pour échanger sur un sujet, un forum serait plus approprié que notre messagerie instantanée, car nous pourrions retrouver le fil ultérieurement.
 

  • Les incontournables :

Créer et entretenir un climat de confiance, suscitant la motivation et l’engagement
Exemple : En réunissant les collaborateurs en un même lieu, si possible en début de projet/montage de l’équipe, en ménageant des moments informels pour faire connaissance, même à distance.
 

Capitaliser sur les spécificités culturelles : donner à chacun sa place au service de l’équipe
Exemple : La prochaine fois, je confierai l’organisation et l’animation de la réunion à mon collaborateur allemand, son coéquipier français préparera une analyse des résultats et le plan d’action sera consolidé par son collègue britannique.
 

Coordonner les efforts : établir de façon claire et précise les rôles et responsabilités de son équipe
Exemple : En rédigeant un plan d’action de l’équipe et en définissant les rôles, après en avoir vérifié la compréhension auprès de chacun.

   
 

En somme, le travail en équipe virtuelle oblige le manager à revisiter son mode d’organisation et d’encadrement.

En découvrant et en intégrant d’autres manières de travailler, il peut s’appuyer sur les complémentarités pour transformer ces défis en atouts. Son équipe en ressortira plus efficace.

De plus, la richesse de points de vue permet également d’envisager diverses solutions face à des difficultés, elle est porteuse d’innovation.

Corinne MAHAUT

Corinne Mahaut, consultante Equipes Virtuelles Akteos

Consultante Akteos spécialiste des équipes à distance, trilingue français-anglais-allemand, Corinne MAHAUT a encadré des équipes multinationales pendant plus de 15 ans, en présentiel et à distance, sur toute l’Europe, en interface avec l’Asie et les Etats-Unis.
Elle a complété cette expérience professionnelle par un master 2 en ingénierie de la formation.
Son expérience lui permet de s’appuyer sur une approche transversale intégrant les cultures nationales, d’entreprises, métiers et générationnelles.

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